Les assemblées hybrides, qui combinent des utilisateurs en personne et à distance, sont devenues de plus en plus populaires dans le monde du travail suite à la COVID-19. Elles offrent en effet la souplesse nécessaire pour s’adapter à des horaires et à des lieux différents, tout en favorisant la collaboration et l’inclusion. De plus, pour garantir la réussite d’une assemblée hybride, il est essentiel de la planifier et de l’exécuter de manière réfléchie. Dans cet article, nous vous proposons un guide complet pour organiser une assemblée hybride réussie qui permet à tous les membres de rester engagés et proactifs.
Choisissez la bonne technologie :
Tout d’abord, avec des dizaines, voire des centaines d’options, vous avez le luxe d’être pointilleux. Si votre réunion doit respecter des règles de procédure, permettre aux participants de s’exprimer à voix haute, de voter, d’apporter des amendements aux motions, etc…, vous devrez vous assurer que vous choisissez la technologie qui peut permettre à votre assemblée de se dérouler comme vous le souhaitez. Nous vous recommandons de procéder à une rapide évaluation de vos besoins afin de vous assurer que tout est en place. Les questions à se poser sont les suivantes
- Combien de membres seront présents et que doivent-ils faire ?
- Combien de membres sont attendus dans la salle et combien en ligne ?
- Aurai-je besoin d’une installation audio et vidéo complète dans la salle, c’est-à-dire des micros de sol, de caméras et des outils de de projection vidéo ?
- L’assemblée doit-elle respecter des règles d’ordre, permettre des nominations, partager des documents, avoir des présentateurs invités, etc.
- Comment vais-je déterminer si mon assemblée a été un succès ?
Définir les attentes en matière d’expérience
Deuxièmement, il faut s’assurer que les membres en personne et à distance vivent une expérience aussi proche que possible de la leur, par exemple en bénéficiant d’une excellente qualité audio et vidéo. Testez toujours la technologie à l’avance afin d’éviter tout problème technique de dernière minute. Par exemple, si vous utilisez des caméras et des microphones, organisez une réunion pour faire des tests au moins un jour à l’avance afin de pouvoir tester tous les aspects de l’équipement audio et vidéo. Connectez-vous vous-même en tant que participant (ou demandez à un collègue de le faire) afin de simuler pleinement l’expérience. Si nécessaire, organisez une réunion de test à l’avance pour les leaders qui pourraient avoir besoin de plus de temps pour découvrir les fonctionnalités de la technologie.
Fixer des objectifs clairs :
Troisièmement, définissez des objectifs clairs pour l’assemblée et communiquez-les à l’avance à tous les participants. Le fait d’avoir des objectifs bien définis permet de concentrer la réunion et d’augmenter la productivité. Cela vous permettra également de fixer des limites à ce qui doit ou ne doit pas faire partie de la réunion.
Préparez un ordre du jour :
Établissez un ordre du jour détaillé qui précise les sujets à aborder et le temps alloué à chacun d’entre eux. Partagez l’ordre du jour avec tous les utilisateurs à l’avance, afin de leur permettre de se préparer en apportant des idées et des questions pertinentes. Créez un ordre du jour plus détaillé (ou « run of show » ou « cue to cue ») qui permet à l’équipe qui organise l’assemblée de s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde.
Désigner un facilitateur ou un modérateur :
Désignez un modérateur compétent capable de gérer efficacement la réunion. Le modérateur doit veiller à ce que chacun ait la possibilité de contribuer, gérer les contraintes de temps et maintenir une atmosphère positive et inclusive. Il convient de préciser comment le modérateur gérera les participants en ligne pour s’assurer qu’ils peuvent participer et contribuer à l’assemblée.
Favoriser la participation de tous :
Demandez au modérateur d’encourager la participation active des participants en personne et à distance. Utilisez des sondages, des présentations interactives et des contributions régulières des participants en ligne pour favoriser l’engagement et recueillir les réactions de tous les participants.
Optimisez la participation à distance :
Soyez attentif à l’expérience des membres à distance et veillez à ce qu’ils se sentent impliqués dans l’assemblée. Demandez aux membres distants de partager leurs idées et utilisez les fonctions de levée de main virtuelle pour gérer efficacement les discussions. Avec Motion Meetings, les membres à distance peuvent également devenir temporairement des orateurs afin de pouvoir apporter leur contribution de vive voix.
Limitez la durée de la réunion :
La réunion doit être aussi concise que possible pour maintenir l’attention des participants et éviter qu’ils ne se lassent. Évitez les discussions inutiles et les détours, et respectez les délais préétablis.
Partagez les documents pertinents, tels que les présentations ou les documents, avec tous les membres avant ou pendant l’assemblée. Cela permet à chacun d’examiner les documents et de se préparer, de les télécharger à nouveau s’ils ont oublié de les apporter. Cela favorisera des discussions plus fructueuses.
Enregistrer l’assemblée:
Enregistrez l’assemblée hybride et rendez-la accessible à tous les membres par la suite. Cela permet à ceux qui n’ont pas pu assister à l’assemblée en temps réel de rattraper les discussions et de rester informés, et donne à ceux qui souhaitent la revoir une nouvelle occasion de le faire.
Demandez un retour d’information :
Après votre assemblée, recueillez les commentaires des participants sur leur expérience du format hybride. Utilisez ce retour d’information pour identifier les points à améliorer et améliorer les réunions futures.
L’organisation d’une assemblée hybride réussie nécessite une planification minutieuse, une facilitation inclusive et les outils technologiques adéquats. En fixant des objectifs clairs, en préparant un ordre du jour et en optimisant l’engagement à distance, vous pouvez créer un environnement de réunion productif et engageant pour tous vos membres.
En conclusion, n’oubliez pas que l’amélioration continue est essentielle. Utilisez donc le retour d’information pour affiner votre approche des assemblées hybrides au fil du temps et les rendre encore plus efficaces. Avec les bonnes stratégies, les assemblées hybrides peuvent devenir un outil puissant pour favoriser la collaboration et la communication au sein de votre syndicat.
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