La réunion hybride, qui combine participation en personne et à distance, gagne en popularité dans le monde du travail post-COVID. Elle offre la flexibilité nécessaire pour s’adapter à des horaires et des lieux variés tout en favorisant la collaboration et l’inclusion. Cependant, pour garantir le succès d’une réunion hybride, il est essentiel de bien la planifier et de bien la gérer. Dans cet article, nous fournirons un guide complet pour l’organisation d’une réunion hybride réussie qui garde tout le monde intéressé et productif.
Choisir la bonne technologie :
Puisqu’il existe des dizaines, voire des centaines d’options, vous avez le luxe d’être exigeant ou exigeante. Si votre réunion doit respecter les règles de procédure et permettre aux gens de s’exprimer de vive voix, de voter, de proposer des amendements aux motions, etc., vous aurez besoin d’une technologie qui fait en sorte que votre réunion se déroule dans les règles. Nous vous recommandons d’évaluer vos besoins pour vous assurer que toutes les bases sont couvertes. Voici les questions à se poser :
- Combien de personnes seront présentes et que devront-elles faire ?
- Combien assisteront à la réunion sur place, combien en ligne ?
- Aurai-je besoin d’une configuration audiovisuelle complète dans la salle (micros, caméras, projecteurs) ?
- Faut-il suivre les règles de procédure, autoriser les nominations de l’assemblée, partager des documents, avoir des intervenant(e)s invité(e)s, etc. ?
- Comment puis-je déterminer si ma réunion a été un succès ?
Définir les attentes en matière d’expérience
Assurez-vous que les participantes et participants en personne et en ligne vivent la même expérience, autant que possible, par exemple avec une excellente qualité audiovisuelle. Faites toujours des tests approfondis avec la technologie en amont de la réunion afin d’éviter les pépins techniques de dernière minute. Par exemple, si vous utilisez des caméras et des micros, créez une réunion d’essai la veille (ou même avant) pour bien tester tous les volets de l’équipement audiovisuel. Connectez-vous en tant que participant ou participante (ou demandez à quelqu’un de le faire) pour comprendre l’expérience que vivront les gens. Si nécessaire, organisez une réunion d’essai pour vos parties prenantes qui pourraient avoir besoin de plus de temps pour s’acclimater à la technologie.
Fixer des objectifs clairs :
Définissez des objectifs clairs pour la réunion et communiquez-les à l’avance à tout le monde. Cela permettra de ne pas s’égarer pendant la réunion et de rendre celle-ci plus productive. Cela vous permettra aussi de délimiter ce qui concerne la réunion et ce qui ne la concerne pas.
Préparer un ordre du jour :
Établissez un ordre du jour détaillé indiquant les sujets à aborder et le temps alloué à chacun d’eux. Partagez l’ordre du jour avec tout le monde à l’avance pour permettre aux gens de mettre leurs idées en ordre et de préparer des questions pertinentes. Créez un ordre du jour plus détaillé (déroulement étape par étape) pour que tout le monde dans l’équipe qui produit la réunion soit sur la même longueur d’onde.
Désigner quelqu’un à l’animation ou à la modération :
Choisissez une personne compétente et capable de gérer la réunion efficacement. Cette personne devra s’assurer que chacun a la possibilité de s’exprimer, gérer les contraintes de temps et maintenir un climat positif et inclusif. Déterminez comment cette personne gérera les participantes et participants en ligne pour leur donner l’occasion de participer et de s’exprimer.
Créer une participation inclusive :
Demandez à la personne modératrice d’encourager la participation active des personnes sur place et à distance. Utilisez des sondages et des présentations interactives, faites régulièrement appel aux personnes en ligne pour nourrir leur intérêt et recueillir les commentaires de tout le monde.
Optimiser l’implication à distance :
Soyez attentif à l’expérience des participant(e)s à distance; veillez à ce que ce groupe se sente connecté à la réunion. Demandez-leur de partager, leurs réflexions. Utilisez la fonctionnalité « lever la main » pour bien gérer les discussions. Dans Motion Meetings, les participantes et participants à distance peuvent devenir temporairement des intervenant(e)s afin de s’exprimer de vive voix.
Durée limite de la réunion :
Gardez la réunion aussi concise que possible pour ne pas perdre la concentration des gens et éviter la fatigue. Évitez les discussions inutiles et les détours; terminez la réunion à l’heure.
Partagez le matériel de la réunion (comme les présentations et les documents pertinents), avec tout le monde avant et pendant la réunion. Ainsi, chacun pourra prendre connaissance du matériel, se préparer, et le télécharger à nouveau en cas d’oubli. Cela aidera les discussions à aller plus loin.
Enregistrer la réunion :
Enregistrez la réunion hybride, puis rendez-la accessible à tout le monde. Ainsi, les absentes et absents pourront se rattraper, et les gens qui veulent éclaircir des points pourront le faire.
Demander des commentaires :
Après la réunion, recueillez les commentaires sur le format hybride. Utilisez ces commentaires pour identifier les points à améliorer la prochaine fois.
L’organisation d’une réunion hybride réussie nécessite une planification minutieuse, une animation inclusive et les bons outils technologiques. En fixant des objectifs clairs, en préparant un ordre du jour et en optimisant l’implication des personnes à distance, on peut créer un environnement de réunion productif et intéressant pour tout le monde.
N’oubliez pas : le secret, c’est l’amélioration constante. Utilisez les commentaires pour parfaire vos réunions hybrides au fil du temps et les rendre encore plus efficaces. Avec les bonnes stratégies, la réunion hybride peut s’avérer un outil puissant pour favoriser la collaboration et la communication au sein de votre organisation.
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N’attendez pas que vos parties prenantes ne pensent plus à participer. Il n’y a rien de plus puissant qu’un groupe impliqué et participatif. Cela a d’énormes répercussions sur la productivité, les liens et la réussite.
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