Il est essentiel de confirmer que seuls les membres en règle participent à vos assemblées syndicales virtuelles ou hybrides, en particulier lorsqu’il s’agit de voter.
Il en va de la sécurité de vos assemblées, de la légitimité de vos votes et de la réputation de votre exécutif.
Plus d’une centaine de sections locales nous ont fait part de leurs difficultés à organiser des assemblées virtuelles.
Le défi numéro un : authentifier les membres.
S’adapter à la pandémie : un méli-mélo virtuel
La plupart des syndicats avec lesquels nous nous sommes entretenus ont commencé à voter lors d’assemblées virtuelles pendant la pandémie. Dans le passé, la plupart auraient organisé des assemblées en personne pour les élections, la sélection des personnes déléguées, les AGA, les ratifications, les votes de grève, etc.
Un directeur informatique de l’Ontario avec qui nous avons parlé a décrit un « méli-mélo » de plateformes et de produits destinés à la poursuite des activités syndicales découvert au fil d’un processus créatif d’essais et d’erreurs. La superposition d’une vidéoconférence et d’une plateforme de vote distincte était une solution courante.
Comment authentifier les membres ?
Les trois principales réponses
La plupart des syndicats authentifient les membres qui rejoignent leurs assemblées virtuelles de trois manières dont la sécurité et la charge de travail sont très variables.
- Reconnaissance des noms et des visages sur l’écran Zoom
Les petites sections locales où l’implication des membres est faible peuvent ne pas authentifier du tout leurs membres. Les quelques membres qui participent en ligne sont reconnus à l’écran comme des habitués.
« Nous avons peu de monde », a déclaré une employée. « Donc, pas besoin de vérifier l’identité des gens. Nous nous connaissons tous. » Elle a admis que la tenue des dossiers n’était pas aussi formelle qu’elle pourrait l’être. Des trois méthodes d’authentification les plus courantes, celle-ci est la moins sûre. Advenant la contestation d’un vote controversé en assemblée, l’exécutif pourrait s’avérer vulnérable.
- La vérification des noms sur une liste
Avec une liste Excel des membres en main, cette méthode nécessite que les hôtes authentifient les membres manuellement pendant que tout le monde attend. Il faut rencontrer chaque membre qui arrive à l’assemblée virtuelle et trouver son nom sur la liste des membres en règle.
Cette méthode, bien que sûre, « est un véritable cauchemar; nous avons mis trois employés à cette tâche », raconte un organisateur. Et plus il y a de monde à l’assemblée, plus cette tâche s’alourdit. C’est tout simplement trop de stress et de travail, surtout lorsque l’hôte de l’assemblée doit aussi s’occuper de l’authentification.
- L’inscription obligatoire
En obligeant les membres à s’inscrire à l’avance, le syndicat peut vérifier leur statut de membre en règle avant d’envoyer le lien de connexion. Cette méthode sécurisée permet d’économiser du temps et d’éviter le stress que génère l’authentification précipitée des membres au début de la réunion.
Or, même cette méthode a ses inconvénients :
- L’obligation de s’inscrire transfère le fardeau du personnel aux membres, qui ne prennent peut-être pas la peine de s’inscrire.
- Elle ne prend pas en compte les membres qui n’ont pas d’adresse courriel ou qui ne veulent pas la partager.
- Les membres qui ne se connectent pas à partir du compte Zoom avec lequel ils se sont inscrits ne seront pas authentifiés automatiquement.
- Les membres qui participent par téléphone ne sont pas authentifiés automatiquement.
Simplifiez l’authentification en trouvant la bonne plateforme
La prochaine fois qu’il sera indispensable de respecter les règles de procédure, cherchez une plateforme qui répond à nos grandes priorités en matière d’authentification facile.
- Sécurité élevée
Protégez votre exécutif des votes contestés. Soyez certain(e) que chaque personne présente à votre assemblée est soit authentifiée pour voter et participer, soit désignée comme observatrice sans droit de vote.
- Authentification facile
Choisissez une plateforme capable d’authentifier automatiquement les membres qui se joignent à l’assemblée par Internet ou par téléphone.
- Facile à gérer
Recherchez une plateforme d’assemblée et de vote tout-en-un. Fini le jonglage avec plusieurs logiciels.
- Facile pour les membres
Réduisez les frictions en éliminant l’inscription obligatoire. Choisissez une plateforme qui vous permet d’entrer en contact direct avec les membres d’un simple clic ou d’un simple numéro de téléphone.
Gérer les affaires syndicales en toute sécurité
Les assemblées virtuelles sont-elles là pour de bon ? Le point de vue varie d’une section locale à l’autre. Certaines nous ont dit que l’assemblée virtuelle leur fait économiser du temps et de l’argent, et qu’elle attire une meilleure participation. Quelques-unes adorent le papier et sont impatientes de revenir aux assemblées en personne. Nombreuses sont celles qui nous demandent des solutions hybrides.
Motion Meetings est là pour vous aider à simplifier le vote dans vos assemblées virtuelles ou hybrides.
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